Sosyal Medyada Kurumsal Arşivleme Sorunu


Kurumsal olarak sosyal medya araçlarını aktif şekilde kullanmak bir çok şirket ve kurum için kaçınılmaz bir zorunluluk haline gelmiştir. Gelişen rekabet koşullarında ve hizmet yarışında sosyal medya araçlarının doğru şekilde kullanılması önem kazanmıştır. Sosyal medyadan elde edilen büyük verinin analizi şirket ve kurumların politikalarına yön vermeye başlamıştır. Ayrıca sosyal medyada var olmak sadece mevcut veriyi analiz etmek olmayıp, kendini en iyi şekilde bu medya aracılığı ile yansıtmayı ve anlatmayı da kapsar. Bu aşamada sosyal medyada kurumsal olarak yayınlanan her türlü veri, bilgi ve belgenin yasal sorumluluklar ve kurumsal itibar dikkate alınarak kontrollü şekilde yayınlanması ve yayınlanan içeriğin orijinal haliyle saklanması ihtiyacı doğmuştur. Sosyal medyanın toplumsal ve kurumsal hafıza değeri taşıyan ve bu anlamda arşivlenmesi gereken bir içeriği barındırdığı düşüncesi günümüz bilgi toplumu koşulları göz önüne alındığında daha da önem kazanmaktadır. Sosyal medya arşivlerinin araştırmalarda kaynak veri olarak kullanılabileceği ifade edilmektedir (Lomborg, 2012). Kurumlar geliştirdikleri hizmet ve/veya ürünler ya da idari, hukuki ve günlük işleyişleri ile ilgili bilgi ve malumatları paylaşmak üzere kurumsal web sitelerinin yanı sıra sosyal medyayı da etkin bir paylaşım, yayın ve pazarlama aracı olarak kullanmaktadırlar.  Bu ortamlarda dolaşan veri ve erişenler tarafından yapılan yorum, paylaşım vb. katkılar, sosyal medya içeriğini oluşturmaktadır. Böylelikle, kurumlar tarafından yayınlanan içerik ve buna gelen bildirimler bir takım sorumlulukları gündeme getirmekte ve geçmiş döneme ait içeriğin  -bu içeriğe dışardan gelen katkı ve yorumlar da dahil- içeriği üreten kurum tarafından eksiksiz şekilde erişilebilir olması gerekmektedir. Bu gereksinimi karşılamak üzere, sosyal medyanın ve web içeriğinin arşivlenmesine ilişkin birçok yöntem ve araç geliştirilmiştir. Bunlara ek olarak,  web içeriğinin kültürel bir miras olduğu ve orijinal hali ile arşivlenmesine yönelik düşünce ve çalışmalar da bulunmaktadır. Bu çalışmada arşivlemeye yönelik olarak bazı sosyal medya hizmet sağlayıcılarının sunduğu standart hizmetler incelenerek bu alanda hizmet talep eden kurumsal kullanıcılara öneriler geliştirilmiştir. Bununla beraber, kurumların kendilerini doğrudan ilgilendiren ve hatta kendi ürettikleri sosyal medya içeriklerini arşivleme konusunda yeterli farkındalık düzeyinde olmadıkları düşünülmektedir. Nitekim, literatürde de pek çok kurumun e-posta ve diğer yollarla üretilen sayısal bilgiyi saklamalarına rağmen çoğunda sosyal medya kayıtlarının güvenli olarak indekslenip, sorgulanabildiği bir veri tabanında depolandığı  arşivleme sürecinin olmadığı ifade edilmektedir. (Madhava, 2011).  Bu gerekçeyle, Facebook, Twitter, Flickr gibi yaygın kullanılan sosyal medya hizmet sağlayıcılarının sundukları hizmetler yolu ile kurumsal arşivleme ihtiyaçlarını ve standartları ne ölçüde karşılayabildiği araştırma konusu olarak belirlenmiştir.  Çalışma kapsamında,  üç dev sitenin de yayınlanan içeriğin arşivlenmesine yönelik fonksiyonlar ve bileşenleri ne ölçüde barındırdığı değerlendirilmektedir.  Bu değerlendirme çerçevesinde, genel olarak sosyal medya arşivlemesinin mevcut durumunun bilgi ve belge yönetimi disiplini içerisinde ele alınan arşivleme normlarıyla ne ölçüde örtüştüğü ortaya konularak, kurumsal gereksinimlere yönelik yöntem ve uygulama önerilerinde bulunulacaktır.

Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği (ÜNAK) tarafından düzenlenen Kültürel Mirasın ve Kültürel Bellek Kurumlarının Yönetimi ana temalı ÜNAK 2014 Uluslararası Kongresinde “Sosyal Medyada Kurumsal Arşivleme Sorunu” başlıklı yukarıda özü verilen bildiriyi Sn. H. Demirtel ile birlikte sunduk.